تشكل التقارير المتعلقة باستخدام المعطيات الشخصية ومعالجتها واعدامها اهم ركائز تكوين شركات الاستعلام الائتماني التي ستحتاج الى ضبط مخطط أعمالها لخمس سنوات وتقديم السجل العدلي لأهم أعضائها وفق البنك المركزي التونسي.
ويطلب البنك المركزي التونسي، وفق المعطيات التي تضمنها منشور صدر عنه بالرائد الرسمي عدد 119 لسنة 2022 ، من طالب خدمة تأسيس شركة الاستعلام الائتماني موافقة الهيئة الوطنية لحماية المعطيات الشخصية على ممارسة هذا النشاط.
وتعرف شركات الاستعلام الائتماني على انها الشركات التي يتمثل نشاطها في تجميع المعلومات الائتمانية حول الأشخاص الطبيعيّين والمعنويّين ومعالجتها لغرض تقييم قدرتهم على الوفاء بالتزاماتهم الماليّة وإسداء الخدمات ذات الصلة وفق ما يضبطه هذا القانون.
ويتعين على الراغب في اسداء هذه الخدمة أولا تقديم مطلب باسم محافظ البنك المركزي التونسي الى جانب وثيقة تفيد مصادقة الوكالة الوطنية للسلامة المعلوماتية على النظام المعلوماتي للشركة.
ويقوم طالب الخدمة بتعبئة بيانات 5 استمارات تتعلق الأولى بتقديم طالب الترخيص والثانية بتصريح على الشرف وتضبط الثالثة هوية المساهمين في حين تخصص الرابعة لتعريف موجز عن المساهمين برأس المال يحدد على وجه الخصوص نشاطهم والمساهمات.
وتتعلق الاستمارة الخامسة بخطاب تعهد المساهمين وتتعلق السادسة بتصريح على الشرف من قبل رئيس أو عضو مجلس إدارة أو مدير عام أو مدير عام مساعد أو رئيس أو عضو هيئة إدارة جماعية أو رئيس أو عضو مجلس مراقبة بشركة استعلام ائتماني أو من يلتزم باسمها.
ويقدم شركة الاستعلام الائتماني قائمة شاملة للمساهمين الماسكين لمساهمات مباشرة أو غير مباشرة في رأس مال الشركة التي سيتم الترخيص لها في تعاطي نشاط الاستعلام الائتماني وخاصة منهم المساهم المرجعي والمساهمين الذين يملكون 10 بالمائة على الأقلّ من رأس المال.
ويعتبر مساهما مرجعيا كل مساهم أو تحالف للمساهمين بمقتضى اتفاق معلن أو مفترض على معنى التشريع المتعلق بالسوق المالية، يملك بصفة مباشرة أو غير مباشرة أغلبية حقوق الاقتراع في شركة الاستعلام الائتماني أو تمكنه من التحكم فيها.
ويشترط البنك المركزي على الراغبين في بعث شركة استعلام ائتماني تقديم خطاب نوايا ممضى يبين أسباب طلب الترخيص الى جانب ضبط استراتيجية تطوير الشركة ودراسة السوق وضبط السياسة لتجارية والكشف عن السياسة التمويلية.
ويعرض طالب الخدمة الى جانب مخطّط أعمال لمدة 5 سنوات، فرضيات خطّة العمل والتوقعات المالية والبيانات المالية المتوقّعة على مدى 5 سنوات وجدولا تفصيليا لتطور الموارد البشرية وتقريرا مفصل يبين الوسائل الفنية والمنظومة المعلوماتية.
ويستظهر كذلك بتقرير عن خطّة استمرارية العمل يتضمن تحديد الأنشطة الحيوية وأهداف استئناف النشاط، بما في ذلك جدول زمني يضبط المراحل الرئيسية للاستئناف المؤقت والبيانات ذات الأولوية والوسائل المعتمدة لضمان الاستمرارية في حالة انقطاع الخدمة.
ويقدم طالب الخدمة النمط المستهدف للحوكمة وتركيبة مجلس الإدارة أو مجلس المراقبة واللجان المختلفة المنبثقة عن هذه الهيئات وخاصة لجان التدقيق والمخاطر والامتثال و العقد التأسيسي أو مشروع العقد التأسيسي لشركة الاستعلام الائتماني.
ويوفر طالب الخدمة كذلك ملفا يتعلق بأعضاء مجلس الإدارة أو مجلس المراقبة والإدارة العامة أو أعضاء هيئة الإدارة الجماعية، يتضمن سيرهم الذاتية التي توضح المنهج الأكاديمي والمهني ممضاة ومرفقة بنظير من السجل العدلي.
ويقدم صاحب الشركة تقريرا يصف نظام الرقابة الداخلية المعتمد من قبل الشركة على غرار دور هياكل الحوكمة والإجراءات والتنظيم المحاسبي وتقرير يصف النظام المعتمد لتحديد وإدارة ومراقبة المخاطر.
كما يتعهد بتقديم الإجراءات المكتوبة المتخذة فيما يتعلق بإثبات الحصول على الموافقة المسبقة والصريحة للأشخاص الطبيعيين بإحالة معطياتهم الشخصية لفائدة الشركة.
ويعد، كذلك، تقريرا حول الإجراءات المزمع اتخاذها لضمان حق الأشخاص في الاعتراض على معالجة معطياتهم والمعلومات الائتمانية الخاصة بهم وحقّهم في النفاذ إليها وطلب تحيينها أو إعدامها.
